Formato condicional para detectar gastos fuera de presupuesto
En breve: Selecciona la columna de lo gastado, ve a Inicio › Formato condicional › Nueva regla › Utilice una fórmula, escribe =$C3>$B3 (gastado mayor que presupuesto) y elige un relleno rojo. En Google Sheets: Formato › Formato condicional › La fórmula personalizada es.
El ejemplo
En el resumen de nuestra plantilla de control de gastos, cada categoría tiene un presupuesto (columna B) y lo gastado (columna C). Queremos que las que se pasan se vean en rojo sin tener que revisarlas una a una.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Categoría | Presupuesto | Gastado | Queda |
| 2 | Vivienda | 750,00 | 750,00 | 0,00 |
| 3 | Supermercado | 350,00 | 382,40 | -32,40 |
| 4 | Transporte | 90,00 | 64,50 | 25,50 |
| 5 | Ocio | 120,00 | 85,00 | 35,00 |
En Excel, paso a paso
- Selecciona el rango de lo gastado, empezando por la primera fila de datos:
C3:C11. - Ve a Inicio › Formato condicional › Nueva regla.
- Elige Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
- Escribe
=$C3>$B3. La fórmula se escribe pensando en la primera fila; Excel la adapta al resto. - Pulsa Formato, elige un relleno rojo claro y texto rojo oscuro, y acepta.
En Google Sheets, paso a paso
- Selecciona
C3:C11y ve a Formato › Formato condicional. - En Dar formato a las celdas si, elige La fórmula personalizada es.
- Escribe
=$C3>$B3y elige el color.
Por qué el símbolo $
El $ delante de la letra fija la columna. Así, si aplicas la regla a varias columnas (por ejemplo, C y D para colorear también lo que queda), todas comparan con las columnas B y C correctas. La fila va sin $ para que cada fila se compare con la suya.
Tres reglas útiles para tus cuentas
- Aviso antes de pasarte:
=$C3>=$B3*0,9en amarillo marca las categorías que ya van por el 90 %. - Saldo negativo:
=B24<0en rojo, como en la plantilla de flujo de caja. - Stock bajo:
=$J2<=$E2, como en la plantilla de inventario.
Errores comunes
- Se colorea todo o nada: la fórmula debe referirse a la primera fila del rango seleccionado, no a otra.
- Las reglas se multiplican al copiar filas: revisa en Administrar reglas y deja una sola regla por rango.
- Decimales en la fórmula: en Excel en español se escribe 0,9; en inglés, 0.9.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar iconos o barras en lugar de colores?
Sí. En Formato condicional tienes Barras de datos y Conjuntos de iconos. La plantilla de metas de ahorro usa barras para el progreso.
¿El formato condicional ralentiza la hoja?
Con unas pocas reglas sobre rangos concretos, no. Evita aplicar reglas a columnas enteras en archivos muy grandes.